En qualité de chef ou cheffe de secrétariat, vous pilotez les activités administratives des services de chirurgie cardiaque, chirurgie plastique et reconstructive, chirurgie maxillo-faciale, chirurgie thoracique, transplantation ainsi que le pool départemental tout en assurant l’encadrement et la coordination d’une équipe pluridisciplinaire. Vous êtes rattachée ou rattaché au Responsable administratif et financier du département et vous êtes responsable de l’organisation, de la supervision et du bon fonctionnement des secrétariats de cinq services services, dans le respect des directives départementales et institutionnelles.
En tant que cheffe ou chef de secrétariat, vous assurez la gestion globale et le bon fonctionnement du secrétariat en garantissant la qualité, l’efficience et la continuité des prestations administratives. Vous encadrez, accompagnez et motivez plusieurs équipes de collaborateurs et collaboratrices composée notamment de secrétaires médicaux ou médicales, assistants ou assistantes médicales et personnel administratif, tout en favorisant un climat de travail collaboratif et une dynamique d’équipe positive.
En étroite collaboration avec les médecins-chefs et cheffes de service, vous contribuez à une communication fluide entre les équipes médicales et administratives et les informez régulièrement des procédures et évolutions impactant les secrétariats. Vous garantissez la bonne gestion des dossiers médicaux des patientes et patients, depuis leur constitution jusqu’à leur mise à jour et leur classement, incluant la documentation externe. Vous veillez au contrôle et à la finalisation de la documentation clinique, ainsi qu’au respect des exigences et délais institutionnels.
Vous encadrez, motivez et accompagnez les collaboratrices et collaborateurs placés sous votre responsabilité. Vous veillez à l’adéquation des ressources avec la charge de travail, gérez les plannings et les remplacements. Vous animez des séances d’équipe, conduisez les entretiens d’évaluation et assurez le développement des compétences de l’équipe, tout apportant un soutien opérationnel lorsque nécessaire.
Vous assurez le suivi du codage, de la facturation et des relations avec les assurances, en coordination avec les médecins responsables. En tant que référente ou référent administratif, vous êtes l’interlocutrice ou l’interlocuteur répondant auprès du service du codage pour toute question relative à la documentation clinique. Vous participez activement aux projets du département ou de l’institution et contribuez à la formation et à l’accompagnement des nouveaux collaborateurs et collaboratrices, ainsi que des personnes en stage ou en apprentissage.
Vous jouez également un rôle central dans l’amélioration continue des pratiques et des processus en proposant et en mettant en œuvre des mesures visant à renforcer l’efficience du secrétariat. À ce titre, vous développez et assurez le suivi d’indicateurs d’activité pertinents et veillez à l’actualisation des procédures, méthodes de travail et documents de référence.
Enfin, vous agissez comme interlocuteur ou interlocutrice privilégiée entre les équipes médicales, paramédicales et administratives afin de faciliter la communication, la coordination et la fluidité des échanges. Vous pouvez également être amené ou amenée à participer à des projets transversaux, à accompagner les nouveaux collaborateurs et collaboratrices et à soutenir opérationnellement l’équipe selon les besoins du service.
Vous occupez un rôle central dans la coordination et le pilotage des secrétariats médicaux des cinq services médicaux ainsi que d’un pool départemental sous votre responsabilité dans le cadre de ce périmètre avec un potentiel d’évolution.
